RDL Engineering ontwikkelt sinds 1986 automatiserings- en hefsystemen. Om hun technici op locatie beter te kunnen ondersteunen, spraken ze Webdoos aan met de vraag om een digitale oplossing te zoeken.
Het team bij Webdoos is de ideale partner voor de digitalisering van ons bedrijf. Het zijn dynamische krachten die perfect op de hoogte zijn van de laatste trends. Bovendien denken ze proactief mee en krijg je waar voor je geld.
België hoort tot één van de meest gedigitaliseerde economieën. (bron)
Dat creëert een reflex bij Belgische bedrijven om voor specifieke problemen steeds een digitale oplossing te zoeken. De fout die daarbij echter gemaakt wordt, is de focus leggen op de oplossing, terwijl beslissingsnemers vergeten om het probleem eerst duidelijk in kaart te brengen.
RDL Engineering vroeg Webdoos expliciet om een digitale oplossing. Bij Webdoos stellen we zo’n eis eerst in vraag.
Over een tijdspanne van 8 weken hebben we 5 analysemeetings ter plaatse bij de klant georganiseerd. Zowel de opdrachtgever, eindgebruikers, en IT-partner werden daarbij geïnterviewd.
Het is een methodologie die ons in staat stelt om problemen heel concreet in kaart te brengen, en vervolgens doelgerichte oplossingen te suggereren, waarbij we op voorhand kunnen garanderen dat we resultaten zullen boeken.
Bij RDL Engineering kwamen we uiteindelijk tot de vaststelling dat de vraag méér was dan gewoon “het digitaliseren van de werkbonnen”. Dankzij onze analysemeetings hebben we de volgende drie uitdagingen kunnen definiëren:
De transitie van papier naar digitaal moest voor de technici zo naadloos mogelijk gebeuren. Het flexibele gebruik van papier was dermate ingeburgerd, dat de sprong naar een rigide applicatie niet zou geaccepteerd worden door de technici.
De digitale werkbonnen moesten kunnen functioneren op de mobiele toestellen van de technici, en niet op één type toestel zoals dat gebruikelijk het geval is. De applicatie moest dus platformonafhankelijk werken op alle type schermgroottes.
Het op maat ontwikkelde ERP-pakket moest in real time kunnen verbonden worden met de nieuwe mobiele applicatie. De digitale werkbonnen moesten à la minute kunnen opgehaald worden, op locatie ingevuld worden, en vervolgens terug weggeschreven worden naar de ERP.
Zodra de échte vraag van RDL Engineering concreet in kaart gebracht was, was een kwestie om deze eisen te toetsen met de realiteit. De concrete vraag, met andere woorden: was het technisch wel haalbaar om een moderne en mobiele applicatie te gaan ontwikkelen die real-time kon gekoppeld worden met een oud op maat ontwikkeld ERP-pakket?
Hierbij zijn we bij Webdoos in intense dialoog gegaan met de IT-partner van RDL Engineering. De wijze waarop beide systemen met elkaar moesten kunnen praten, werd in deze fase uitgeschreven.
Het resultaat was een documentatiebestand van 16 pagina’s. Door de verantwoordelijkheden hierin duidelijk af te bakenen, kunnen we vermijden dat de klant bij onverwachte problemen van het kastje naar de muur gestuurd wordt.
Voor de technische lezer: we kozen hierbij voor een RESTful API in Symfony.
De beslissingsnemer bij RDL Engineering is niet de eindgebruiker van deze mobiele applicatie. Bij het uitdenken van de verschillende schermen moesten we ons dus verplaatsen in het denkpatroon van de techniekers. Doordat we deze mensen effectief reeds hadden ontmoet, was dit niet lukraak giswerk.
We zijn begonnen werken op papier, door ruw alle gewenste flows te gaan tekenen.
Door extra aandacht te besteden in deze fase, kunnen extra waardevolle functionaliteiten bedacht worden die een minimum aan effort vereisen qua ontwikkeling.
Bijvoorbeeld, techniekers kunnen dringende interventies toegewezen krijgen terwijl ze op de baan zijn. We hebben daarom een handige GPS-actie voorzien op dergelijke taken, waarbij een technieker onmiddellijk de snelste route kan berekenen naar de dringende interventie, met één klik op de knop.
Vervolgens worden alle flows en schermen digitaal uitgetekend via wireframes. Dit is de fase waarin alles stilaan samen komt: het is dus het cruciale moment om de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie te gaan toetsen tegenover de realiteit.
1. In deze fase bedachten we om op het eerste scherm van de applicatie alle ingeplande werkbonnen voor de aangemelde technieker chronologische te gaan visualiseren. Terwijl men vroeger niet verder dan één dag op voorhand kon plannen, hadden techniekers nu onmiddellijk een planning voor weken ver.
2. We werkten in de wireframes ook een module historiek uit. Waar een technieker vroeger zonder voorgeschiedenis bij een klant binnen kwam, was men nu helemaal voorbereid: een technieker kon bijvoorbeeld weten dat een lift de afgelopen jaar steeds met hetzelfde problemen te kampen had, waardoor de herstelling efficiënter kon verlopen.
De wireframes werden telkens afgetoetst met zowel de opdrachtgever als de eindgebruiker, om zo vroeg mogelijk te anticiperen op eventuele foute beslissingen.
Doordat alle huiswerk grondig gemaakt werd, kon de ontwikkelfase heel snel verlopen. In 13,5 werkdagen werden de wireframes omgezet naar een bruikbare applicatie, en werden deze gekoppeld aan de webservice van het ERP-pakket.
Voor de technische lezer: als designtaal namen we Material design van Google, zodat de look and feel van de applicatie heel vertrouwd zou aanvoelen voor de eindgebruiker. Qua technologie kozen we voor Angular.
De eerste oplevering en demonstratie van de applicatie gebeurde in aanwezigheid van de eindgebruikers. De gecreëerde betrokkenheid zorgde voor een snelle adaptatie van de applicatie bij de rest van de onderneming.
We hebben bij oplevering geadviseerd om een testfase in te lassen waarbij de papieren en digitale werkbonnen simultaan naast elkaar gebruikt werden. Uit ervaring weten we dat sommige uitzonderingen pas in de praktijk boven komen drijven.
Een issue die bijvoorbeeld pas laat ontdekt werd, was het feit dat het digitaal ondertekenen van de werkbon door een klant niet kon afgedwongen worden. Dringende interventies gebeuren immers buiten de reguliere werkuren, waardoor soms niemand aanwezig was om af te tekenen. Dit illustreert het belang van een zachte lancering.
Onze productie-, administratie- en verkoopafdeling en ook de klanten zien er de voordelen van in, want de app leidt tot betere informatie en snellere communicatie
Eigenlof stinkt, dus we citeren hierbij Ignace Meersseman, financieel en administratief verantwoordelijke bij RDL, die het heeft over de opgeleverde applicatie:
Ook geïnteresseerd om digitaal beter te werken?
Neem contact op met Webdoos, en laat ons via een audit de overbodige handelingen in uw bedrijf in kaart brengen.
Neem contact op