Vonk & Visie is een vormingscentrum die jaarlijks een 100-tal nascholingen en jaaropleidingen organiseert. We ontwikkelden een platform op maat om hun sterke groei te ondersteunen, en de bijhorende administratie te automatiseren.
Ik ben op zoek naar een digitale totaaloplossing.
Als directeur van een snel groeiend vormingscentrum, was Maarten op zoek naar een “digitale totaaloplossing” – om het onderwerp van zijn eerste mail richting Webdoos te citeren.
Heel concreet vroeg hij om eens na te denken over een digitaal platform, met daarin: een website, CMS, verkoop module, CRM-pakket, gekoppelde facturatie en boekhouding, online betaling, marketing, beheer van opleidingen, wachtlijsten, attesten, nieuwsbriefmodule, enz…
Tijdens de eerste verkennende gesprekken met Vonk & Visie bleek onmiddellijk dat het vormingscentrum een uitgesproken focus legt op de student. De klant staat hier werkelijk centraal.
We hebben daarom beslist om een diepgaande gebruikersbevraging op te starten bij het bestaande klantenbestand.
In die bevraging hebben we gepoogd drie grote vragen in kaart te brengen:
In totaal kregen we van 141 klanten gefundeerde feedback waarmee we aan de slag konden.
De beste gebruikerservaring is een hoeksteen van applicatieontwikkeling bij Webdoos, en een gebruiksbevraging kan daar een nuttige voorbereiding van zijn.
Vooral het stellen van open vragen, zorgt voor een meer kwalitatieve input, waar gebruikers duidelijk verplicht worden om meer na te denken over hun antwoorden. Het werkt niet voor elke onderneming: er moet een zekere betrokkenheid zijn tussen klant en leverancier, het gevraagde engagement ligt immers behoorlijk hoog.
Ter illustratie geven we hierbij een 3-tal willekeurige voorbeelden van strategische conclusies die het gebruikersonderzoek veroorzaakte:
Vroeger bestond een gescheiden catalogus per doelgroep. Het onderzoek maakte duidelijk dat klanten eigenlijk altijd in meerdere doelgroepen hoorden, waardoor een groot deel van het aanbod verborgen werd voor potentiële klanten van Vonk & Visie. We hebben hierop beslist om te werken met één grote catalogus, waarin kan gefilterd worden op doelgroep.
De nabijheid van Vonk & Visie is doorslaggevend voor klanten om al dan niet een opleiding te boeken. Vroeger was het echter niet mogelijk om het aanbod te filteren op locatie, of om in één oogopslag te zien als een interessante opleiding ook op andere locaties werd georganiseerd. Dit werd op de nieuwe website aangepakt.
Inconsistente terminologie zorgde voor enorm veel verwarring. Termen zoals “nascholing”, “opleiding”, “vorming”, “traject”, “studiedag” en “workshop” werden door elkaar gebruikt. Hierdoor twijfelden sommige gebruikers als een opleiding nu al dan niet kon geboekt worden, of als de opleiding niet eerder bedoelt was voor een andere doelgroep. We hebben dit netjes geüniformeerd, en soms zelfs dynamisch gemaakt afhankelijk van de doelgroep.
Op basis van de resultaten uit de gebruikersbevraging, de meerdere gesprekken met Vonk & Visie, en een interne brainstorm bij Webdoos, kon een verantwoorde suggestielijst opgesteld worden van de te ontwikkelen functionaliteiten in het te ontwikkelen platform.
Alle gewenste functionaliteiten konden dus telkens afgetoetst worden tegenover:
Alle inhoudelijke discussies over de scope konden hiermee dus perfect vermeden worden. Meer dan een weekend was daarom niet nodig, tussen ons voorstel, en de goedkeuring van het project.
We starten altijd met het uittekenen van aanklikbare wireframes. Het is een fase waar we extreem veel tijd en denkwerk in investeren, omdat we ervan overtuigd zijn dat het iedereen (projectmanagers, designers én programmeurs) in een latere fase veel tijd bespaart.
Voor Vonk & Visie heeft deze fase zo’n maand geduurd, waarbij 3 intense meetings werden gehouden. Tijdens elke fase in dit proces (van zogenoemde “low-fidelity wireframes” naar “high-fidelity wireframes”) komen nieuwe vraagstukken bovendrijven, die telkens dienen beantwoord te worden vanuit gebruikersstandpunt.
Enkele willekeurige voorbeelden:
De kerntaak van het platform was uiteraard om alle administratieve taken die bij een vormingscentrum horen, te gaan automatiseren. De eerder uitgetekende wireframes waren voornamelijk gericht op de klanten van Vonk & Visie, hierna was het vooral een zaak om de functionaliteiten voor het vormingscentrum zelf te gaan ontwikkelen.
Kort door de bocht, was het onze verantwoordelijk om deze pijlers aan te pakken:
De communicatie gaan stroomlijnen
Waaronder automatische e-mails en herinneringen naar studenten, automatische communicatie bij grote inschrijven door secretariaten van scholen, bulk acties bij onverwachte afwezigheid van een lesgever, …
Het financiële gaan automatiseren
Waaronder online betalingen, automatische generatie van facturen, automatische generatie van creditnota’s op facturen bij uitschrijvingen, financiële overzichten voor klanten, …
De informatie gaan centraliseren
Waaronder het bijhouden van een complete geschiedenis per klant, het genereren van printvriendelijke aanwezigheidslijsten voor lesgevers, …
Het secretariaat gaan ontlasten
Waaronder het bijhouden van aanwezigen per opleiding, het opvolgen van wachtlijsten, het dupliceren van populaire opleidingen op andere data, automatische generatie van attesten na het volgen van een opleiding, …
Op technisch vlak kozen we ervoor om het platform te bouwen op Symfony 3.4 (er was nog geen long-term support voor Symfony 4). De administratieve back-end is ontwikkeld op Sonata in combinatie met enkele Sylius packages (bv. voor het filteren van de opleidingen).
Aangezien dergelijke platformen gevoelig zijn voor uitbreidingen, is er Automated Deployments voorzien (via GitLab), compleet geïntegreerd via onze Slack-kanalen (gewoon, omdat het kan).
De betaalprovider Mollie leek ons de beste optie om te integreren. Er is eveneens een koppeling ontwikkeld met MoneyBird om factureren te genereren bij succesvolle betalingen (en creditnota’s bij uitschrijvingen). Tot slot is er een koppeling tussen elk profiel en YMLP, waarlangs de e-mailmarketing verloopt.
Tussen het goedkeuren van de wireframes, en de lancering van het project, zitten 7 weken, met daarin 5 sprints verdeeld.
In de weken en maanden na de lancering, werden in nauw overleg met Vonk & Visie meerdere optimalisaties doorgevoerd, voornamelijk op basis van de gebruikersfeedback. Dit waren soms banale ingrepen op vlak van terminologie, maar met een grote impact.
Om een voorbeeld te geven: in de context van scholen(groepen) kan het veld “facturatieadres” voor verwarring zorgen. Door dit aan te passen naar “Factuur richten aan” werden beduidend minder fouten gemaakt door de gebruikers.
In totaal werden er een kleine 100-tal van dergelijke bijsturingen gedaan na de lancering.
Er is nog geen compleet schooljaar afgerond sinds de lancering, we hebben een referentieperiode van 10 maanden, inclusief de grote vakantie.
Tot zo ver zijn er 179 opleidingsdagen geregistreerd in het open aanbod, aangestuurd door 34 verschillende leerkrachten. 1115 studenten schreven zich reeds in op de website. Daarnaast werden 90 aanvragen voor een in-company opleiding genoteerd.
Sinds de lancering mocht de website reeds 25.320 (unieke) bezoekers ontvangen.
Ik heb eigenlijk meer gekregen dan wat ik zocht.
"Het team van Webdoos pakt hun opdracht uitermate grondig aan. Stijn en zijn collega’s spaarden tijd noch moeite om de unieke situatie van ons vormingscentrum te begrijpen.
De vragen die ze stellen om ons bedrijf en de onze noden voor de nieuwe website beter te leren kennen, zorgen voor zodanige reflectie en actie dat we een hernieuwde focus gekregen hebben, de prioriteiten weer duidelijk hebben gemaakt en nieuwe mogelijkheden zijn gaan zien om kwaliteit te bieden.
Wat ik erg gewaardeerd heb was de openheid, de eerlijkheid, de ruimte voor dialoog en het mee blijven zoeken naar oplossingen tot die echt gevonden zijn. We kregen inzicht in de kostprijs voor verschillende modules en konden zo ook zelf ons budget zo goed mogelijk spenderen. Dus naast een digitale totaaloplossing, was het effect van dit proces ook een soort bedrijfsaudit.
Ons bedrijf is mede door de nieuwe website gegroeid en de website groeit verder mee met ons bedrijf. Wij blijven tevreden klanten."
-- Maarten en Belle
Geïnteresseerd om, zoals Vonk en Visie, digitaal beter te werken? Neem contact op met Webdoos, en daag ons uit!
Neem contact op